بر این اساس افراد متقاضی، در صورت وجود مجوز «وزارت جهاد کشاورزی- اعتبار ثبت سفارش» در پرونده خود می‌بایست از زمان صدور / تمدید این مجوز، تا ۱۴ روز نسبت به پرداخت کارمزد و ثبت سفارش آن اقدام نمایند؛ در غیر این صورت امکان ثبت سفارش وجود نداشته و می‌بایست این مجوز را مجدد اخذ نمایند. به همین منظور اگر فیلدهای «محل بارگیری اصلی» و «وزن ناخالص» در فهرست فیلدهای مهم این مجوز وجود داشته باشد، پیشنهاد می‌شود برای اخذ مجوز جدید، تنها نسبت به ویرایش این فیلدها اقدام گردد.
از این مجوز صرفاً جهت تعیین اعتبار ثبت سفارش کالاهای کشاورزی استفاده می‌شود؛ لذا تنها پرونده‌هایی که هنوز شماره ۸ رقمی ثبت سفارش را دریافت نکرده اند و یا تاریخ اعتبار ثبت سفارش آنها منقضی شده و در حال تمدید یا ویرایش هستند، مشمول این مجوز می‌شوند.
ویرایش این دو فیلد موجب غیرفعال شدن مجوزهای «سازمان دامپزشکی»، «وزارت جهاد- تخصیص ارز»، «موسسه تحقیقات آب و خاک» و «سازمان حفظ نباتات» نمی‌گردد؛ ضمن اینکه جهت اخذ مجدد مجوز از این دستگاه‌ها باید فیلدهای مهم مربوط به مجوز آنها ویرایش گردد.